ОРГТЕХНИКА И КАНЦЕЛЯРСКОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

Механические и электронные вспомогательные средства для повышения эффективности работы учреждений. Автономные механические и электромеханические устройства для облегчения канцелярского труда в последнее время сильно изменились, превратившись большей частью в устройства электронные. При создании канцелярского оборудования стремятся сочетать достижения в различных областях техники и технологии; интеграция компьютеров, оргтехники, телекоммуникаций и программных средств, а также средств их обслуживания называется обычно информационной технологией. Пятьдесят лет назад работник учреждения использовал для создания и копирования документа копировальную бумагу и обыкновенную пишущую машинку. К началу 1960-х годов документы создавались с помощью электрической пишущей машинки и фотокопировального устройства, но каждое из них все еще представляло собой отдельный инструмент. В современном офисе можно выполнять многочисленные задачи, используя компьютер, который подсоединен к принтеру, телефонной линии, сканеру и другому электронному оборудованию. Оператор имеет возможность отпечатать копии документов, передать их электронным способом на компьютеры, расположенные в других местах, вставить в документы фотографии и многое другое. Некоторые компьютеры воспринимают голос человека или рукописный текст. Фотокопировальные устройства в комбинации с компьютером и техникой связи способны выполнять многочисленные функции по обработке текста и изображений. Одним из результатов сочетания разных технологий явилось расширение понятия документа, который некогда рассматривался как вид коммуникации на бумажной основе. Компьютерная технология сделала возможным создание и обработку "безбумажных" документов. Более 50 млн. служащих в США имеют доступ к оборудованию, которое позволяет им набирать, редактировать, хранить, читать и распределять как "электронные", так и бумажные документы. Накопление, анализ и распределение данных, более того, создание и обработка изображений могут осуществляться как на бумажной, так и на безбумажной основе. Средства оргтехники можно разделить в основном на два вида устройств: автономные механические и электромеханические, большинство из которых хранит текст, данные и изображения на бумаге, и электронные, часто соединенные с другими устройствами, дополняющими их функционально.

Калькуляторы. Калькулятор представляет собой электронное устройство, выполняющее арифметические операции. Он может быть печатающим и выполняет некоторые функции компьютера, но обычно требует вмешательства человека, например для нажатия клавиш. В зависимости от размеров калькулятор может быть настольным или ручным, программируемым или непрограммируемым (т.е. может принимать или не принимает новые наборы команд), работать от электросети или батарей.

КАРМАННЫЙ КАЛЬКУЛЯТОР

Кассовые аппараты. Электронные кассовые аппараты были разработаны в 1970-х годах. Они пришли в мир бизнеса вместе со сканерами (см. ниже), которые считывают образцы штрихового кода и данные на контрольно-кассовых пунктах и направляют их в центральный компьютер.

Системы коммуникаций. Как проводные, так и беспроводные средства связи играют в деловой сфере важную роль. Электронные телеконференции стали популярным дополнением к практике личных встреч. Аудиоконференции связывают людей, находящихся в разных точках земного шара. В некоторых случаях координатор связывается по телефону с участниками и организует беседу; это возможно благодаря установке у участников беседы видео- и аудиоаппаратуры, микрофонов и громкоговорителей. Видеотелеконференции позволяют собеседникам видеть друг друга на телевизионном мониторе. Движущиеся цветные изображения принимаются и передаются через спутник. Популярным дополнением к телефону служит голосовая почта, которая автоматизирует доставку голосовых сообщений и является аналогом электронной почты (см. ниже), что касается ее способностей запоминать и передавать информацию. (Голосовая почта не включает распознавание голоса, что является функцией компьютерного распознавания речи.) Такая почта устраняет проблему потери вызова. Сотовые телефоны представляют собой радиотехнические средства двусторонней связи. Сотовые телефонные узлы и соответствующее программное обеспечение позволяют передавать сигналы от одного места к другому, не лишая пользователя возможности передвигаться. Около 60% сотовой связи приходится на автомобильный транспорт. Службы персональной связи (СПС) — технологии, которые включают беспроводные компьютерные сети, беспроводные учрежденческие телефонные станции и переносные речевые и текстовые устройства. Они функционируют на радиочастотах в полосе 2 ГГц, называемой также микроволновой полосой частот. СПС обрабатывают информацию в виде файлов, баз данных, голоса, изображения и книг. Существуют два типа СПС: абонентская и сетевая. Первый тип представляет собой локальную связь; однако с его помощью можно передавать большое количество данных. Например, работники, связанные общим делом, могли бы мгновенно обмениваться информацией, или могли бы быть оборудованы каналы, связывающие учебные классы с центрами данных, причем без расходов на электропроводку. Сетевая УВЧ-телефония имеет широкую зону обслуживания и порядок оплаты, аналогичный используемому при телефонной связи на больших расстояниях. Технология СПС будет расширять телефонную связь за счет работы на радиочастотах и обеспечения беспроводного соединения с проводной сетью.

Компьютеры. Компьютер трансформировал работу учреждений и привел к появлению новых видов деятельности. Он представляет собой электронное устройство, управляемое хранимой внутри него программой, и служит для выполнения таких задач, как арифметические и логические операции, без вмешательства человека. Компьютеры содержат функциональные блоки, которые интерпретируют и исполняют команды, а также периферийные устройства, связанные с процессором. Примерами периферии могут служить клавиатура, принтер, сканер, мышь и модем. Все разнообразие компьютеров можно разбить на отдельные классы. Под большим компьютером подразумевается, как правило, одиночная машина, к которой подсоединяются другие. Находясь обычно вне учреждений, большие компьютеры служат, например, для удовлетворения вычислительных потребностей крупных компаний и исследовательской аппаратуры в университетах. Миникомпьютер представляет собой одиночный компьютер, который при использовании в сфере бизнеса обычно подсоединяется к нескольким терминалам. Операторы этих терминалов с помощью клавиатуры и мониторов могут пользоваться одним и тем же компьютером одновременно. Миникомпьютеры буквально вторглись в мир деловых расчетов, но в учреждениях были потеснены объединенными в сеть микрокомпьютерами. Микрокомпьютер представляет собой вычислительную машину, в которой в качестве процессора применен микропроцессор. Поэтому он, в отличие от подсоединенных к миникомпьютеру терминалов, является функциональным устройством. Компьютеры, используемые автономно или в составе сети, стали основным инструментом интеллектуального труда. Миниатюризация компьютерной технологии привела также к созданию малых компьютеров типа "лэптоп", карманных (типа "палмтоп") и блокнотных ("ноутбук"). Имея массу менее 4 кг, оснащенные большой оперативной памятью, лэптопы предоставляют бизнесменам, находящимся в пути, вычислительные ресурсы фактически повсюду.

См. также КОМПЬЮТЕР.

КАРМАННЫЙ КОМПЬЮТЕР свободно размещается в руке.

Сети. Появление компьютерных сетей (сеть включает несколько или много взаимосвязанных компьютеров) привело к росту популярности компьютеров в учреждениях. Локальная сеть (ЛВС) соединяет помещения, где находятся пользователи. Пользователи ЛВС могут отправлять и получать электронную почту (корреспонденцию между рабочими станциями) и совместно использовать принтеры. Электронная почта облегчает передачу документов, а также сообщений между рабочими станциями. Кроме того, рабочие станции обеспечивают связь операторов с внешними сетями. Периферийное устройство, называемое модемом (модулятор-демодулятор), вместе с придаваемым ему программным обеспечением позволяет оператору использовать для связи с компьютерами, расположенными в других местах, обычную телефонную линию. Модем модулирует и демодулирует сигналы; одной из его функций является передача цифровых данных через телефонную линию. Внешние сети привели к появлению автономных электронных информационных служб, которые направляют информацию от компьютеров абонентам по телефонным, теле- и радиовещательным каналам. Корреспонденты газет, журналов и телеканалов, например, могут использовать такой сервис для доступа к информации.

СЕНСОРНЫЙ ЭКРАН МОНИТОРА позволяет потребителю запросить подробности (включая изображения) относительно находящихся в продаже товаров, осуществить подбор вариантов, выбрать подарок.

Когда рабочие станции стали применяться в настольных издательских системах, в системах связи, обработке изображений, в распознавании голоса и рукописного текста и т.д., появился новый тип компьютерной конфигурации — рабочие станции мультимедиа. Мультимедийные средства объединяют в себе использование текста, голоса, музыки, видео, графики и других видов данных. Примеры возможностей мультимедиа включают видеопрезентации со звуковым сопровождением и интеграцию голосовой и электронной почты. CD-ROM имеет емкость, достаточную для хранения и распространения мультимедиа. Минимальные требования к накопителю при введении в компьютер предъявляет текст.

ЛОКАЛЬНАЯ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНАЯ СЕТЬ

Копировальные устройства. Офисные копировальные устройства (копиры) призваны ответить на возросшие требования к дублированию документов, которым уже не удовлетворяют бумажная копирка и специальные множительные аппараты, созданные еще в конце 19 столетия. Значение офисных копиров не исчерпывается простым удобством: поскольку изготовление копий становится легким и быстрым, демократизируется доступ к информации. Один тип копира основан на процессе, получившем название "ксерография" (что можно перевести как "сухое письмо"). Ксерографический копир использует поверхность со свойством фотопроводимости (барабан или ленту), которой придается положительный электрический заряд. На эту поверхность экспонируется изображение копируемого документа, что вызывает стекание заряда с областей, соответствующих светлым местам изображения. При нанесении на поверхность заряженного порошка (тонера) последний прилипает к ее заряженным зонам, создавая позитивное изображение оригинала. Затем на поверхность накладывается лист бумаги, к которому подводится положительный заряд, и отрицательно заряженное изображение из порошка, находящееся на этой поверхности, электростатически притягивается к наложенному листу; наконец, тонер закрепляется на бумаге путем нагревания под давлением.

См. также КСЕРОГРАФИЯ.

Характеристики копиров, такие, как подача бумаги, сортировка, управление контрастностью, уменьшением и увеличением, скрепление копий скобами и другие, непрерывно улучшаются. Цифровые и цветные копиры превращаются в многофункциональные электронные системы, соединяющие в себе копирование, печать и факсимильную связь.

ЦВЕТНЫЕ КОПИРЫ, позволяя редактировать документ и добавлять к нему цвет, превращаются в многофункциональные электронные системы, соединяющие в себе копирование, печать и факсимильную связь.

Диктофоны. В диктофонах для регулирования прослушивания используются ручные и ножные органы управления; машинистка слушает надиктованный материал через наушники. Существуют настольные и переносные модели диктофонного оборудования.

Факсимильные аппараты. Факсимильные аппараты, или факсы, служат для передачи бумажных документов по телефонным каналам. Факсы сканируют текст и картинки и превращают эту информацию в сигналы, которые воспроизводят у адресата бумажную копию посланных текстов и картинок.

См. также ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ.

НЕКОТОРЫЕ ФАКСЫ способны отправлять и принимать стандартные письма за несколько секунд.

Устройства хранения информации. Устройствами хранения данных для небумажной среды являются гибкий диск, компакт-диск, другие виды накопителей (см. КОМПЬЮТЕР), а также микрофильм. Микрофильм представляет собой фотопленку высокого разрешения для регистрации микроизображений, т.е. изображений настолько малых, что они не могут быть прочитаны без увеличения. Лист микрофильма, содержащий помимо микроизображений еще и заголовок, который читается без увеличения, называется микрофишей. Аппараты для чтения микрофильмов могут быть как переносными, так и настольными. См. также МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЕ.

Принтеры. Принтер представляет собой выходное устройство, которое создает бумажную копию. Принтер получает команды от компьютера и может рассматриваться как улица с односторонним движением из мира электронного в мир бумажный. Обычно выделяют матричные, лазерные, струйные и термографические принтеры. Матричный принтер печатает знаки и линии точками. Являясь более механическим, чем другие принтеры, это устройство играет важную роль в офисах, где надо печатать формы с большим числом копий, поскольку оно относится к устройствам ударного действия. Процесс печати начинается с подачи на принтер команд от компьютера и заканчивается перемещением иглы, ударяющей по ленте, покрытой чернилами. Матричные принтеры способны осуществлять также цветную печать, для чего используется лента с тремя или четырьмя полосами цветных чернил. Лазерный принтер с помощью лазерного луча создает на светочувствительной поверхности скрытое изображение, проявляемое затем тонером с последующим переносом и фиксацией на бумаге. Стили печати, размеры и специальные эффекты определяются программным обеспечением принтера. Качество печати у лазерного принтера очень близко к качеству типографской печати. Вот почему этот принтер стал главным инструментом в настольных издательских системах. Механизм переноса тонера на страницу напоминает технологию копировальных устройств. Принтер быстро выполняет последовательность из пяти операций: интерпретирует сигналы от компьютера, преобразует их в команды управления лазерным лучом, перемещает бумагу, делает ее светочувствительной для восприятия тонера и закрепляет получающееся изображение на бумаге. В цветных лазерных принтерах для воспроизведения разных цветов используются соответствующие тонеры. В струйном принтере знаки на бумаге формируются путем набрызгивания чернил. Хотя получающийся при этом отпечаток имеет сходство с отпечатком у лазерного принтера, действие струйного принтера ближе к действию матричного. У принтеров обоих типов имеются головки, которые печатают строку текста, перемещаясь поперек страницы, — это в основном механическая операция. Однако печатающая головка струйного принтера наносит на бумагу мельчайшие чернильные точки, тогда как головка матричного приводит в контакт с бумагой чернильную ленту. В струйном принтере для цветной печати используются три или четыре головки, каждая из которых оснащена картриджем с чернилами соответствующего цвета. Термографический принтер — еще один принтер неударного действия; в нем знаки формируются прямым контактом нагретых элементов с термочувствительной бумагой либо путем нанесения расплавленных чернил с ленты на бумажный лист. Цветной термографический принтер основан на использовании сложного набора механических перемещений и компьютерных команд; в результате получается страница, содержащая изображения или знаки, состоящие из плотных образований цветных точек.

Сканеры. Сканер последовательно "просматривает" образец и генерирует соответствующие аналоговые или цифровые сигналы. Он предназначен для преобразования текста и изображений, представленных на бумаге, в цифровые данные пикселов (малых изобразительных элементов); в этом смысле сканер служит мостом между миром бумаги и миром электроники. Технология сканирования является основой работы факсов.

Устройства оптического распознавания знаков. Оптическое считывающее устройство типа сканера облегчаЕт редактирование и другие манипуляции с отсканированным текстом, который вводится в компьютер электронным способом. Такое устройство распознает лишь предварительно заданные знаки, например, буквы, символы и знаки пунктуации. Современные сканеры помогают оператору избегать перепечатки длинных документов. Технология сканирования расширяет возможности людей с ухудшенным зрением. Существуют портативные системы для слепых, которые включают сканер для чтения выпуклых точек, синтезатор речи и обладают возможностями редактирования документов с помощью клавиатуры, воспроизводящей шрифт Брайля. Ручные сканеры на складах, в крупных магазинах и др. позволяют считывать штриховой код товаров при инвентаризации, калькуляциях цен и т.п. При этом световые лучи передаются по оптическим волокнам, собранным в кабель; различия в интенсивности света, отраженного от штрихового кода, преобразуются в электрические импульсы, которые расшифровываются компьютером.

Пишущие машинки. Пишущая машинка предназначена для получения на бумаге или аналогичном материале текста печатного вида посредством нажатия клавиш. Электронная пишущая машинка снабжена памятью и содержит электронные схемы, которые расширяют возможности оператора по хранению слов, исправлению ошибок, изменению форматов и разделению информации с другими машинками. Она имеет такие характеристики, как автоматическое стирание и центрирование, сохранение абзацев, возврат каретки и установка табулятора. Текст с электронной машинки выводится на гибкий диск; диск, в свою очередь, может быть использован на такой же машинке.

Другое канцелярское оборудование. Разнообразные регистраторы времени (например, часы с компостером времени и штампы, оттискивающие время), электрические точилки для карандашей, весы и машины вроде бумагорезки и станка для вырезания одной формы из другой находят широкое применение в учреждениях. Имеются также машины для вставки документов в конверты, переплетные, маркирующие, нумерующие, для резки и пробивания бумаги, электрические или механические степлеры (для сшивания бумажных листов), сортировщики документов размера писем и различное комбинированное оборудование. Все они являются вспомогательными средствами, общая же тенденция — расширение использования электронных устройств и интегральных систем.

ЛИТЕРАТУРА

Вечко Ю.И., Эйнбингер В.М. Оргтехника и технология оснащения рабочих мест. Л., 1985 Сергазин Ж.Ф., Лукоянов Н.Н. Состояние и перспективы развития организационной техники за рубежом. М., 1985